L’Association du personnel, comme tout service de l’Organisation, doit se mettre en conformité avec la Circulaire opérationnelle no 11 (OC11), concernant la protection des données personnelles.

Les avis de confidentialité (« Privacy Notice ») concernant les activités au sein de l’Association ont été finalisés et publiés, afin d'assurer un traitement approprié des données à caractère personnel.

Les RoPOs suivants viennent d’être publiés :

• « Management of members », qui couvre tous les évènements potentiels durant la vie d’un membre de l’Association depuis son adhésion jusqu’à sa démission, mais aussi votre inscription à l’assurance perte de salaire via l’Association, les élections de vos délégués, etc ;
• « SA Christmas Party », qui décrit la gestion des données lors de l’organisation de la fête de Noël pour les enfants des membres du personnel, fête organisée chaque année  par l’Association ;
• « Staff Association communication », qui décrit la gestion des données dans toutes les communications que l’Association du personnel peut faire dans le cadre de son mandat officiel ;et 
• « Staff Association Survey : 5-yearly-review  », qui décrit la gestion des données lors des enquêtes que l’Association adresse aux membres du personnel pour connaitre les attentes du personnel afin de préparer au mieux les révisions  quinquennales.

Le site web de l’Association ainsi que les communications envoyées par l’Association ont aussi été mis à jour avec le lien vers le RoPO approprié.

D’autres processus administratifs ont aussi été adaptés et mis en conformité. L’exemple le plus notable est le processus concernant le prélèvement des cotisations de l’Association du personnel.

Comme vous savez déjà les cotisations sont prélevées aujourd’hui par le Bureau des salaires de l’Organisation (ce processus est appliqué pour les titulaires avec contrat LD, IC et pour les boursiers).

Dans ce cadre, les informations échangées entre le Bureau des salaires et le secrétariat de l’Association ont été réduites aux données seulement nécessaires pour le contrôle du montant total des cotisations versées.

Également, pour chaque étape du formulaire d’adhésion utilisé par l’Association, des demandes d’autorisation plus spécifiques ont étés ajoutées ou modifiées, pour être rendues explicites, suivant les recommandations de la Conseillère de protection de données de l’Organisation (DPA), Gabriele Thiede, du Bureau de la protection des données (ODP).

L’ODP félicite l’Association de ses efforts notables pour la mise en conformité réglementaire de ses activités afin d’assurer le respect de la Circulaire opérationnelle no. 11 et pour son engagement à respecter la confidentialité de données personnelles et la vie privée de ses membres.

L’Association du personnel remercie sincèrement l’aide et le soutien de l’ODP, qui nous a guidé dans l’ensemble des modifications à apporter.

Pour conclure, l’Association espère que ces améliorations ont apporté une meilleure transparence dans la façon dont laquelle elle traite les données personnelles – une transparence qui est garant d’une relation de confiance avec ses membres et les membres du personnel du CERN.